Folytatva előző posztomat, ez a kérdés merült fel hirtelen: mi a célja a referencialevélnek? A jövőbeni munkáltató szempontjából az, hogy bizalmat kelt a jelentkező iránt.

Milyen a jó referencialevél?

Az álláspályázat minőségét a beadott referencialevél is jellemzi, így az sem mindegy, hogyan és milyen formában íródik. Formáját tekintve egy sima üzleti levél, annak elvárásaival, max. fél oldal. Tartalmát tekintve nagyon körültekintőnek kell lenni: ha az objektivitás miatt a jelölt hibáiról is szól, lehet, hogy több kárt csinál, mint hasznot. Ha túlságosan magasztaló, az sem hiteles, hiszen akkor miért nem dolgoznak vele tovább, miért engedik el? Sok helyen elvárják, hogy tartalmazza, miért lett vége az adott munkaviszonynak. Ez lehet hasznos, mert a közös megegyezés többnyire „gyanús” érzetet kelt, de ha a volt főnök azt írja, hogy a cég átalakításának, profiltisztításnak, megszűnő termékhez kapcsolódó megszűnő munkakör miatt kellett megválniuk a jelölttől, az a jelöltet „felmenti”. Ha pedig úgy tűnik, a jelölt hagyta el rútul a céget, azon is segíthet a referencialevélnek ez a fejezete: pl. kiderülhet, hogy a volt főnök mély sajnálattal vette tudomásul a felmondását, de el kellett fogadnia, mert jelöltünk épp 200 km-rel arrébb költözik.

Hogyan írjunk referencialevelet?

Tekintve, hogy időnként a jelöltnek saját magáról kell megírnia a reflevelet, amit majd a volt főnök vagy egyéb referenciaszemély aláír, ezt is meg kell tudni írni álláskeresőként. Tehát, nézzük meg, az ajánló szemszögéből milyen levelet kell írni. (Szereposztás: Ajánló, aki majd a reflevelet aláírja. Jelentkező, akiről a reflevél szól – témánk szerint az álláskereső, volt munkavállaló)

Megszólítás

Többnyire nem tudjuk, kik fogják a jövőben olvasni a reflevelet, így a megszólítás elég nehézkes. Angolul a „To whom it may concern” használható, magyarul egyszerűen hagyjuk ki, ne erőlködjünk egy „Tisztelt Hölgyem/Uram!” formulával (ugye, mennyire nem kiforrott dolog ez a refleveles téma nálunk?)

Ha egy bizonyos állásra, egy bizonyos embernek szeretnénk beajánlani a Jelentkezőt, akkor tessék a nevén szólítani a címzettet, a szokásos üzleti formulák szerint. Ha még ismeri is egymást az Ajánló és a címzett, az az álláskeresőnek külön előny.

1. szakasz

Ajánló itt írja le, milyen szakmai vagy munkakapcsolatban állt Jelentkezővel. Milyen régre nyúlik vissza a kapcsolat, és ő maga miért van abban a pozícióban, hogy másnak ajánlja a Jelentkezőt (mert pl. ő vette fel, főnöke volt, napi kapcsolatban volt vele, kollégája volt, tanára volt stb.) Mert bizony, nemcsak volt főnök adhat referencialevelet. Ajánló lehet volt kolléga, volt tanár, volt főnök, üzleti partner stb.

Olyan országokban, ahol a referencialevél bevett szokás, találtam refleveleket, ahol a jelentkező utolsó havi bérét is megjelölték, ill. hogy pontosan milyen munkakörben mettől meddig dolgozott a cégnél. Nem biztos, hogy kis magyar valóságunkban ez jó ötlet… Nálunk sokszor nem egyértelműek az egyes munkakörökhöz tartozó feladatok, főleg nem a fizetések (szürkezóna, túlóra stb.)

2. szakasz

Jelentkezőről le kell írni (le kell írnia magáról), hogy miért gondolja, hogy egy bizonyos témára/feladatra/munkakörre/pozícióra jó lehet. És főleg, Ajánlóként miért is állítja ki ezt a reflevelet. Ez a szakasz szükség szerint állhat több bekezdésből is. Lehet írni sikeres közös munkáról, ilyenolyan kiemelkedő teljesítményről, amit a Jelentkező nélkül nem ért volna el a cég/csapat/intézmény stb. Jelentkező nyelvtudása, kommunikációs készsége, habitusa legyen leírva. Néhány helyen bizony írnak negatívumot is, ha a te Ajánlód is olyan, aki ezt akarja, akkor inkább írd meg te magadról a negatívumokat: Jelentkezőnek még fejlődnie kell ebbenabban, mert nem ez volt a fő feladata a cégnél, néha ezmegaz megtörtént, vagy egy kicsit ilyenolyan, de azért mert… lehet kicsit mentegetni is őt. Lényeg, hogy objektív legyen, ne egy átlátszó dicshimnusz. Ha ez megoldható negatívumok nélkül, akkor inkább maradjon ki a nega

3. szakasz

Ha pontosan tudjuk, milyen pozíciókra fog jelentkezni a jövőben, (pl. marketinges), lehet arról írni, hogy marketingesként milyen ötletei, feladatai voltak. Te, mint a reflevelet előkészítő álláskereső fogj egy jópár álláshirdetést, amire jelentkeznél, nézd meg, milyen feladatokat írnak le benne, azokból te mit csináltál. Ezeket sorold fel a reflevélben, így nemcsak te fogod állítani magadról az álláspályázatban, hogy milyen munkáid, feladataid voltak, hanem a referncialevelet aláíró ember is.

Összegzés

Itt kell leírni, miért ajánlja Ajánlónk a Jelentkezőt. Mert jó vele együttdolgozni, mert kedves, mert jól beilleszkedik a csapatba. Vagy mert rá lehet bízni új feladatokat, vagy mert a rábízott feladatokat kifogástalanul végrehajtja. Angolul itt szerepelnek olyan kifejezések, hogy „highly recommend” vagy „recommended without reservation” vagy hasonló.

Záró szakasz

Itt ajánlja fel az ismeretlen címzettnek Ajánló, hogy amennyiben további információkra van szüksége a jelöltről, milyen elérhetőségein áll rendelkezésére az érdeklődőnek. (Telefonszám, e-mailcím legyen benne)

Majd dátum, aláírás helye, és készen is vagy a levéllel, viheted-küldheted aláíratni az Ajánlóval. Készülj fel arra, hogy még bele akar majd javítani, de ha jól írtad meg, komoly változtatások nem lesznek benne.

Miért neked kell megírni álláskeresőként?

Mert akkor olyan lesz, amilyen a te céljaidat támogatja. Egy referenciaszemélynek nincs ideje arra, hogy álláshirdetésekhez igazítsa a reflevelet, nem is fontos neki. Neked fontos, hogy az álláskeresésed segítse a levél, ill. te tudod azt pontosan, milyen célokat kell támogatnia ennek a levélnek.