Kérdések az állásinterjún – túl a 3 rossz tulajdonságon…

A jó irodavezető – akárcsak a cég bármely munkatársa - tehát munkája során feltétlenül használja az alábbi lean eszközöket, még ha nem is tudatosan: 5S-t a rendezett munkakörnyezetért. SMED-et a feladatok közötti gyors átállásért, különféle problémamegoldó módszereket (pl. 5 miért?-et), heijunkát a hullámhegyek és hullámvölgyek elkerülésére, időmenedzsment technikákat (pl. todo-listákat). Képes arra, hogy azonosítsa a veszteségeket (selejt: egy nem működő ajtókilincs, illetve törekszik rá, hogy mindig elsőre jól végezze el a feladatát), felismerje a túlzott készletben rejlő veszteségeket (nem rendel túl sok gemkapcsot), a munkáját mindig a megadott határidőre végzi el, tehát tisztában van a just in time fontosságával és a várakozási veszteséggel. A lean eszköztára igen sokrétű, minden irodában használható technika felsorolására itt nincs mód.

Fontos tehát, hogy az interjún ne csak arra kérdezzünk rá, mik voltak a feladatai az előző munkahelyén, de arra is, hogy hogyan végezte el őket? Hogyan nézett ki az íróasztala? Melyik feladatait szerette a legjobban és miért? Melyik feladatát szerette a kevésbé és miért? Fontos, hogy rákérdezzünk, mit fejlesztett a munkafolyamatain vagy milyen javaslatokkal állt elő – még ha nem is valósultak meg? Az erre a kérdésre adott válaszokat egy lean szakértő tudja kiértékelni, hiszen a jobbító javaslatok célja elsősorban az ügyfelek elégedettségének növelése. Ha valaki bár sok javaslatot ad be, de valamennyi használhatatlan, vagy olyan irányba fejleszti a saját munkafolyamatait, mellyel másokat inkább csak hátráltat a munkájuk elvégzésében, az nem nevezhető lean szemléletűnek, még ha látszólag az is, hiszen „folyamatosan fejleszt”. Fontos kérdés az is, hogyan képzi magát a jelölt a saját területén?

Az ilyen kérdésekkel sok minden leszűrhető a jelölt személyiségére nézve is. Mennyire innovatív? Mennyire motivált és motiválható? Mennyire veszi figyelembe mások igényeit? Mennyire akar fejlődni? Az olyan jelölt, aki soha nem akart semmit sem másképp csinálni, mint ahogy előírták neki, nem feltétlenül alkalmatlan a lean szempontjából. Meg kell kérdezni, miért nem adott javaslatokat, miért nem volt igénye a változtatásra? Kiderülhet, hogy az előző munkahelyén nem volt alkalmas erre a vállalati kultúra, de az is, hogy valóban a jelöltnek nincs igénye másra. Ebben az esetben külön mérlegelést igényel, hogy a jelölt alkalmas-e a következő fordulóban való részvételre. Itt a lean szakember véleménye lehet döntő, aki ennek ellenére megláthatja a jelöltben a potenciált. Azonban azt sem szabad elfelejteni, hogy bizonyos munkakörökben a „vak engedelmesség” is erény lehet.

Nem szabad megfeledkezni a gyakorlati feladatokról sem. Az irodavezetői pozícióra pályázó kaphat időmenedzsmenttel kapcsolatos feladatot. Vagy kaphat egy üres alaprajzot, melyet a megadott irodabútorokkal neki kell berendeznie, és meg kell indokolnia, mit miért helyezett oda, ahova helyezte. Ennek változata, hogy egy szándékosan „rosszul” berendezett iroda képét megmutatva kell azt kielemeznie és fejlesztéseket javasolnia. Kaphat, sőt kapnia is kell, táblázatkezelő és szövegszerkesztő ismereteit vizsgáló feladatsort. Ha egyéb szoftverek használata fontos – és a jelölt azt állította, hogy ismeri őket – ezt a tudását is le lehet ellenőrizni, akárcsak a nyelvismeretét. Ahogyan a feladatokat elvégzi, végrehajtásuk közben kommentál, kérdez, amilyen módon (akár hangosan) gondolkodik a feladatok végzése közben, abból a jó HR szakember és a jó lean szakember már rengeteg következtetést tud levonni a jelölt alkalmasságára vonatkozóan, és feleslegessé teszi az olyan, a jelöltek számára kínos (és betanulható) kérdések feltételét, mint mi a 3 legrosszabb tulajdonsága?

Az interjú után mindig meg kell adni, hogy a pályázót mikor értesítik arról, bekerült-e a következő a körbe, vagy elnyerte-e az állást. Jó, ha a HR szakember, a szakmai vezető és a lean szakember az aznapi interjúk után még bizonyos időt tervezetten rászán a jelöltek értékelésére, és minden pályázó esetén döntést hoz. Az interjúkat tehát úgy kell időben megszervezni, hogy erre az értékelő beszélgetésre még aznap sor kerülhessen. Ennek érdekében az interjún folyamatosan jegyzetelni kell, hiszen 4-5 jelöltre nem lehet fejből emlékezni.

Ha a lean szemléletet alkalmazzuk már az új kolléga iránti igény felmerülésétől kezdve egészen az interjúkig, akkor biztosak lehetünk benne, hogy egyrészt a teljes kiválasztási folyamatunk lean lesz, másrészt – lean vállalat lévén – olyan munkatársat sikerül kiválasztanunk, aki a céget a leanné válás útján nem hátráltatni, de támogatni fogja.