JobAngel Az álláskeresők védangyala

Lean HR - 1. --- Hogyan segítheti a lean szemlélet és egy lean szakember az új munkatárs kiválasztását?

2015. május 27. 06:00
8 hozzászólás

I. Az új munkatárs iránti igény felmerülésétől az interjúig

A lean szemlélet ma már széles körben teret nyert, ipari vállalatok, szolgáltató cégek alkalmazzák, és aki nem használja – lemarad. Közös ezekben a vállalatokban, hogy valamennyi ott használja elsősorban, ahol a cég vevői, ügyfelei számára kell értéket adni, vagyis a közvetlen gyártásban, a közvetlen szolgáltatásban. A lean azonban a háttértevékenységek esetén is kiválóan alkalmazható, így a HR folyamatainál is, de ezek a tevékenységek teljesen rejtve maradnak az ügyfelek előtt. Az egyik ilyen „titokban zajló” HR folyamat az új munkatárs kiválasztása. Azonban míg maga a kiválasztási folyamat ügyfelek elől rejtetten működik, az eredménye nagyon is szem előtt van, hiszen az eredmény maga az az új munkatárs, aki az értéket fogja szállítani az ügyfél részére. Nem mindegy tehát, milyen munkatársat választunk ki. És miért ne használhatnánk az értékközpontú lean szemléletet magára a munkaerő-kiválasztásra is?

Ahogy a vállalat teljes működése során, úgy a munkaerő-kiválasztás folyamata során is szem előtt kell tartani, hogy mi az az érték, amit a vállalat adni kíván az ügyfeleinek, az adni kívánt értékhez hogyan tud a betöltetni kívánt munkakör hozzájárulni? Ezért tehát elsősorban a munkakört kell megvizsgálni: hogyan segíti hozzá a vállalatot a céljai eléréséhez a megürült vagy újonnan létrehozandó munkakör, milyen értéket tudunk általa nyújtani az ügyfeleinknek. Ha a létrehozandó munkakör csupán azokat a folyamatokat vagy folyamatlépéseket támogatja, amelyek nem adnak értéket a vevő számára, és amely folyamatok vagy folyamatlépések teljesen elhagyhatóak lennének, akkor arra a munkakörre nincs szükség, és inkább a szóban forgó folyamatok hatékonyabbá tételén kell dolgozni. Természetesen vannak olyan folyamatok és műveletek, melyek nem adnak az ügyfél számára közvetlen értéket, de a vállalat működéséhez (esetleg törvényi előírás miatt) mégis szükségesek.

Ha úgy döntünk, hogy mindenképpen új munkatársat fogunk felvenni, akkor munkaköri leírást kell készíteni, és pontos munkautasításokat is. A munkaköri leírás és a munkautasítás nem ugyanaz. Például irodavezető esetén a munkaköri utasítás tartalmazza azt, hogy „feladata irodaszerek beszerzése”, az ehhez a feladathoz tartozó munkautasítás viszont pontosan leírja, hogy milyen időközönként, honnan, mennyi és milyen irodaszert kell beszerezni. A munkautasítások megléte alapvető fontosságú, hiszen a segítségükkel lehet megállapítani, hogy az elvégeztetni kívánt feladatokat egy munkakörbe soroljuk-e, vagy többe, sőt arra is rávilágítanak, hogy konkrétan mennyi munkája lesz az adott munkakör betöltőjének, szükséges-e hogy 8 órában dolgozzon, vagy elég részmunkaidőben alkalmazni? Esetleg több embert kell alkalmazni ugyanarra a munkakörre? A munkautasítások elkészítése időigényes feladat, mert eleve úgy kell elkészíteni őket, hogy a folyamat, amire a munkautasítás készül, már ne tartalmazzon felesleges lépéseket, tehát lean legyen. A tökéletes munkaköri leírás nem más, mint a hozzá tartozó munkautasítások „esszenciája”.

Folyt. köv.: profilkészítés álláshirdetéshez

A bejegyzés trackback címe:

https://jobangel.blog.hu/api/trackback/id/tr77469622

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Din Serpahis 2015.05.29. 08:12:34

Na most ez szerintem addig mukodik, amig olyan munkakorokrol beszelunk, akik repetitiven ugyanazt csinaljak folyamatosan, ergo a munkautasitasokkal pontosan korbe lehet oket bastyazni.

Egy programozonal vagy egy projektmenedzsernel, illetve ahol teljesen flexibilisen kell alkalmazkodni valtozo kovetelmenyekhez, ez nem fog mukodni.

_Epikurosz_ 2015.06.01. 12:30:31

@Din Serpahis: Igen, ez addig jó, amíg akár androidokat is lehetne alkalmazni az adott munkakörre. Szépen megprogramozom fejben, aztán felhívom a Nippon Robotikát.

Ma vicces kedvemben vagyok.

Mire jó a kanál?

Múlt héten meghívtam néhány ismerősömet egy étterembe, ahol észrevettem, hogy a rendelést felvevő pincér ingzsebében egy kanalat hord. Kissé különösnek tűnt, de én nem tulajdonítottam neki nagy jelentőséget. Mikor azonban a felszolgáló pincér a kenyérrel és a terítékkel asztalunkhoz érkezett, láttam, hogy az ő ingzsebében is ott lapul egy kanál.
Ahogy a mi pincérünk visszajött, megszólítottam és megkérdeztem tőle, mire jó az a kanál.
- Nos, - válaszolta a pincér, - az étterem tulajdonosai felkérték a hatékonyságnövelésben ismert szakértőnek számító Andersen Consulting- ot, hogy vizsgálják felül munkafolyamatainkat. Néhány hónap statisztikai elemzés után arra az eredményre jutottak, hogy vendégeink kanalaikat 73,84%-kal gyakrabban ejtik le, mint bármely más tárgyat az asztalról. Ez tehát átlagban 3 kanalat jelent óránként. Ha a személyzet fel van szerelve kanállal, akkor megtakaríthatjuk a külön utat a konyhába, s ezzel mintegy 1,5 munkaórát spórolhatunk naponta!
Épphogy előadását befejezte, már hallani is lehetett az evőeszköz által keltett fémes zajt, ahogy a padlóra esett. A pincér azonnal kicserélte a kanalat a zsebében lévőre, és így szólt:
- Látja, ha legközelebb a konyhába megyek, majd kicserélem a kanalat, ahelyett, hogy most külön oda mennék!
Ez igen mély benyomást tett rám, miközben a pincér további rendeléseinket vette fel. Ahogy ismét körülnéztem, megfigyeltem, hogy az összes pincér nadrágjának a sliccéből kilóg egy vékonyka kis zsinór, aminek okáról szintén megkérdeztem az asztalunkhoz ismét odaérkező pincért.
- Nem minden vendég olyan figyelmes, mint Ön! Az említett Andersen Consulting kitalálta, hogy a WC-n is időt takaríthatnánk meg.
-Ezt hogy kell érteni? - kérdeztem csodálkozva.
- Nos, tudja, ha a madzagot rákötjük a, na, szóval érti, akkor anélkül elő tudjuk venni, hogy a kezünket használnánk, és ez által az idő 76,24%át megtakaríthatjuk, mert nem kell kezet mosnunk! Látja, ez az Andersen Consulting!
- O.K., ez remek - jegyeztem meg, - de ha a zsinór csak arra való, hogy elővegyük, akkor, hogyan tesszük el?
- Nos, - súgta oda halkan - nem tudom, a többiek hogy csinálják, én a kanalat szoktam használni.

Hujber Tünde · http://egyszeruen.blog.hu 2015.06.02. 09:01:28

@_Epikurosz_: Ezen jót röhögtem, de azért a cégnevet kivenném, mielőtt beperelnek. :) Vagy mielőtt én beperellek, mert debilnek állítod be a lean tanácsadókat.

Valamiért sokan azt hiszik, hogy a leanesek szeme előtt csak egy dolog lebeg: a számok által igazolt hatékonyság. (Pl. 76,24%-át megtakaríthatjuk az időnek, ha nem kézzel kell elővenni a tudjukmit.) És hogy a leanesek a számok bűvöletében megfeledkeznek a józan észről. Örömmel mondhatom, hogy én biztosan nem tartozom közéjük. :)

Ellenben azt tartom, hogy a szellemi munkák nagy része is egy kaptafára megy, és hogy szellemi dolgozó is kaphat munkautasítást. (Pl. okmányirodai dolgozó, recepciós, vagy akár bolti pénztáros, ápolónő stb.)

Láttam én már olyan irodai folyamatot, ahol a résztvevők megesküdtek rá, hogy az ő folyamatuk olyan egyedi, hogy párja nincs az egész világon, mindahányszor másképp kell végrehajtani, és biztosan nem fog sikerülni felrajzolni folyamatábraként. Sikerült. :)

Szerintem minden munkakör valahol repetitív, még az igazgatóé is. Olyan nincs, hogy egy igazgató 25 éves pályafutása alatt SOHA ne csinálja kétszer ugyanazt. A kérdés igazából az, hogy hogyan határozzuk meg azt, hogy mi számít repetitívnek.

@Din Serpahis: Szerintem éppen az a probléma, azért kaotikusak a projektek, mert nincs meghatározva, hogyan kell lebonyolítani őket. Minden rá van bízva a projektmenedzserre és csak az ő személyes képességein múlik a dolog sikeressége. Ha majd egyszer találkozol sikeres projektmenedzserrel (aki nem úszik el sem a határidőkkel, sem a költségekkel és még a projekt végeredménye is kiváló minőségű), akkor kérdezd meg, hogyan dolgozik. Biztosan meg fogja említeni, hogy egy bizonyos szisztémát alkalmaz következetesen, minden projektnél. Na, ezt a szisztémát bátran hívhatjuk a projektmenedzser munkautasításának.

A munkautasításban nem a neve a lényeg, hanem a _szisztéma_.

_Epikurosz_ 2015.06.29. 13:53:50

@Hujber Tünde: A viccet már a 90-es években is mondogatták, és azóta kikerült az internetre, közkincs. Ha nem ismerted, akkor biza nem vagy benne a kultúrában, hiába nyomod a betanult szöveget. Aki hisz a lean-ben azt ez a vicc nem fogja zavarni, mert pont arról szól, hogy nem szabad kezelni a rendszert.

Persze, hogy van egy csomó dolog az irodai munkában, ami lekezelhető egy "csináld ezt"-tel. De tudod, ha valami gebasz van, akkor a droidszerűen működő kolléga egyszerűen csak meg lesz ijedve, és ami még fontosabb, nem ismeri fel előre, hogy valami baj fog történni. Nem fog nemet mondani a főnöknek, ami kényelmes, de _hibás_! Mindezt azért, mert a vezetőség ragaszkodik a folyamatokhoz.

Igen, van irodai szalagmunka, és simán írok rá programot. Én azt szellemi munkának nem nevezem, mert amellett még nagyon-nagyon masszívan lehet unatkozni.

A projektmenedzsmentnél a szisztéma meg maximum annyi lehet, mint a programozói template-eknél: segíti a gondolkozást, de nem helyettesíti - és aki nem ért a projektmenedzsmenthez vagy a programozáshoz, az ezt mindig csak utólag ismeri fel...

Hujber Tünde · http://egyszeruen.blog.hu 2015.06.29. 15:27:22

@_Epikurosz_: A folyamatok sztenderdizálása nem azért van, hogy droidot csináljunk a kollégákból. Azért van, hogy könnyebbé tegyük a munkát, és hogy a folyamat végén kijövő végtermék a lehető legjobban hasonlítson arra a végtermékre, ami előzőleg is kijött a folyamatból, valamint lehetőleg azonos végtermék azonos idő alatt jöjjön ki. Ha nekem 10 perc alatt csinálnak meg egy új személyit, akkor neked ne kelljen 30 percig várnod a sajátodra - ha a bemenő feltételek és körülmények azonosak.

Komolyan nem értem, miért érzik úgy a dolgozók, hogy ha valamit sztenderd módon kell csinálniuk, akkor azzal elvész a kreativitáshoz való joguk. Egy személyi elkészítéséhez nem kell kreativitás, ha a bemenő adatokkal nincs baj. A kreativitás ott kell, amikor a folyamat nem fog úgy lefutni, ahogy le kellene futnia. De mivel a Pareto-elv szerint a hibák 80%-át a hibaokok 20%-a okozza, még ezek kezelésére is lehet bizonyos határokon belül sztenderdeket felállítani. A kreativitás arra kell, hogy aztán a sztenderdeket lehessen még jobbá tenni, és a nem sztenderdizálható dolgokat megoldani.

De ne legyen azért káosz, mert jogunk van hozzá. :)

Irbisz 2015.07.02. 15:02:11

@_Epikurosz_:

ha nem ismered a leant, kevesbe nagyarcuan kellene a temaban megszolalnod :)
A sztenderd nem azt jelenti hogy droidok vannak es esz nelkül dolgoznak 8:00-16:30 között, es ha van egy elteres a megszokott folyamattol, akkor megall a rendszer es felborul a munkahely- ez azok közkeletü tevedese, akik csak lattak olyan embert, aki dolgozott leant alkalmazo cegnel.
Esetleg valamelyik kisse inkompetens, vezetesi tanacsado lean implementaciojan estek at, ahol sikerdijas kifizetesben allapodtak meg. Akkor lehet ilyen kimenet, na de az enm modszertan, hanem a bevezetö es a megbizo hibaja ...
A projektmenedzsmentben pedig kimondottan jol jol lehet hasznalni, aki szerint nem, az vagy a projektmenedszementhez nem ert, vagy a leanhez.

Irbisz 2015.07.02. 15:05:51

" Ezért tehát elsősorban a munkakört kell megvizsgálni: hogyan segíti hozzá a vállalatot a céljai eléréséhez a megürült vagy újonnan létrehozandó munkakör, milyen értéket tudunk általa nyújtani az ügyfeleinknek. Ha a létrehozandó munkakör csupán azokat a folyamatokat vagy folyamatlépéseket támogatja, amelyek nem adnak értéket a vevő számára, és amely folyamatok vagy folyamatlépések teljesen elhagyhatóak lennének, akkor arra a munkakörre nincs szükség, és inkább a szóban forgó folyamatok hatékonyabbá tételén kell dolgozni. "

Megeszem a nemletezö kalapom, ha talaunk Magyarorszagon 3 ceget aki ezt csinalja. Na jo, annyi lehet hogy van, de kb. olyan gyakorisaggal, ahogy jolszervezett, racionalis es bürokraciamentes allami folyamatot7tevekenyseget talalunk :)

jobangel · http://jobangel.blog.hu 2015.07.02. 16:46:25

@Irbisz: Valószínűleg azért nem látsz ilyet, mert nálunk a szűkös munkaerőpiac miatt elég sokan azon dolgoznak, hogyan tudnának improduktív mégis szükséges munkaköröket teremteni (pl. semmi értelme, de törvényi kötelezettség elvégezni). Működik mikroszinten is: ismertem embert, aki hatalmas nyilvántartást vezetett arról, milyen tranzakciókat generált az SAP-ban. És mikor szóltak, hogy ezt egy kattintással megtudhatja a BI reportból, esszét írt arról, hogy az miért nem jó, és az ő excele, amit kézzel ír, kétujjas gépírástudással, miért jó. Na, ekkor kirúgták.