JobAngel Az álláskeresők védangyala

Szövegszerkesztési kisokos

2012. augusztus 28. 21:58
8 hozzászólás

splash.jpgMostanában megjelent CV-s cikkeimre válaszul olvasóim küldtek jóadag álláspályázatot, véleményemet kérve róla. Ezúton is köszönöm a bizalmat! Egyedi levelekben természetesen mindenkinek válaszoltam, elemezve a tartalmakat, esetleg javasolva pár változtatást.
A kapott anyagok szövegszerkesztésének minősége viszont általános probléma volt, így publikusan érdemes kitérni erre is. Sok esetben az igényes külalakra való törekvést látom a pályázati anyagokban, aztán bekapcsolom a nem látható karakterek megjelenítését. A látvány időnként sokkoló, ezért úgy gondoltam, hogy a legalapvetőbb hibákat kiemelném, és szokásomhoz híven a lehetséges megoldást is megadom rájuk. Tekintve, hogy a legelterjedtebb, ezért általam is javasolt formátum a .DOC, most azokat a Microsoft Wordben rejtőző funkciókat mutatom be, amik az önéletrajzok írásához elengedhetetlenek.

Szövegszerkesztés, mint alapkészség?

A szövegszerkesztési ismeret leginkább adminisztratív állásoknál szükséges, és e területen a legnehezebb állást találni, így a CV megjelenése, szerkesztettsége különösen fontos. A szövegszerkesztő-ismeret bárhol máshol is kell, ahol dokumentumokat kell készíteni, leveleket kell írni, így muszáj tudni annak kezelését. Továbbmenve, ha a jelölt CV-jében szerepel a szövegszerkesztő ismerete, akkor annak látszania is kellene a kezéből kikerült anyagon.
Praktikus oka is van a szépérzéken túl a szerkesztettség elvárásának: egyes toborzók olyan anyagot állítanak össze az ügyfelüknek (a leendő munkáltatódnak) a jelöltről (rólad), amiben a jelölt önéletrajza csak egy elem. Benne lehet még az állásinterjú leirata vagy előzetes terve, egy esetleges elemzés az eddigi munkahelyeidről stb. Ebbe az anyagba a CV sima copy+paste-el kerül be, ha ez egyáltalán kivitelezhető. Ha a CV-d nincs rendesen beszerkesztve, akkor a szóközökkel, tabokkal, üres sorokkal összetákolt szövegkép szétesik, a HR-esnek kell(ene) rendbetennie. Ezért inkább olyan CV-t keresnek, amit könnyű még átmásolni is.
Ha szeretnéd ellenőrizni az önéletrajzod, a cikk olvasása előtt nyisd meg CV-det, kapcsold be a nem látható karakterek megjelenítését 01.png, valamint a vonalzó láthatóságát (ez a Nézet menüpontban található).


02.PNG

Ezzel láthatóvá válnak azok a jelek, amik megmutatják, hogyan kezeled a szövegszerkesztőt.

Cím elhelyezése középre

Általános hiba a szóközökkel vagy tabulátorokkal középre tolt cím.
03.PNG

A szóköz, tab nem erre való. Középre rendezni a sor kijelölése után, a 04.PNG ikonra kattintva lehet, ami majd ilyen képet mutat:

05.PNG

Tabulátor

A legváltozatosabb hibákkal használt funkció, így érdemes egy picit belemerülni a megismerésébe.

A tab egyik feladata, hogy egy adott módon rendezzen egymás alá több sorba írt tartalmakat. Ennek megfelelően lehet balra zárt 08.PNG, jobbra zárt 09.PNG, középre zárt 10.PNG, decimális tabulátor 11.PNG. Ezeket az ikonokat a vonalzó elején találod:
07.PNG
Rájuk kattintva tudsz váltani köztük, attól függően, melyiket szeretnéd használni.
Működtetése: egyetlen tabot ütünk a beigazítani kívánt szöveg elé, a bekezdést kijelöljük, majd a vonalzónk előtt található tabulátor ikonra kattintva ráhelyezzük azt a vonalzón a megfelelő helyre. Egy sorban természetesen több tabulátorunk is lehet, de nem egymás után közvetlenül. A jól használt tabulátorok így igazítják helyére a szöveget:

12.png

És ilyen képet mutatnak:

13x.png


Vázlatpontok

Manuálisan beszúrt szimbólumokkal, tabokkal, szóközökkel helyére tologatott szöveggel nem jutunk helyes megoldásra. Helyes megoldás: 15.png használata, amitől így fest a szerkesztett szöveg:

14.png

Térköz bekezdések között

Üres sorokra tagoláshoz, szépen rendezett szövegképhez szükség lehet. Ezeket nem az Enter folyamatos ütögetésével érjük el, hanem térközzel.
16.png
Bekezdés menüpont alatt térköz előtte-utána beállításokkal sokkal szebb (és főleg helyesebb) megoldást érhetünk el.
18.png
Az itt beállított értékek ilyen képet adnak:
17.png

Oldaltörés

Ha két- vagy többoldalasra sikerül az önéletrajz, akkor figyelni kell arra, hogy az egyes oldalak hogyan érnek véget. Lehetőleg új bekezdés, új téma kezdődjön új lapon, de legalább ne egy elválasztott szóval érjen véget az oldal, mert áttekinthetetlenné válik.
Ha hiába játszadozunk a sorokkal, sorközökkel, betűméretekkel, csak nem akar értelmesen megoszlani a szöveg a két oldal között, az oldaltörés funkció segíthet rajtunk. Az oldaltörést oda szúrjuk be, ahol új oldalt kívánunk indítani.

Betűtípus, betűméret

A betűméretekkel csak óvatosan! Legfeljebb címek legyenek a szövegnél nagyobb betűkkel írva, minden más csak szétszórt hatást kelt. A betűtípusokkal ne játsszunk: válasszunk egyet, ami jól olvasható, és használjuk azt. Különben csak szedett-vedett hatást fogunk elérni a váltakozó betűtípusokkal, rossz esetben feltételezik rólunk, hogy nem tudjuk, melyik menüpont alatt keressük a beállítást.

Kép beszúrása

Erre a legjobb megoldás, ha szövegdobozba illeszted a képet. A szövegdoboz egy olyan keret, amibe bármit (szöveget, képet) beleírhatunk, tehetünk, és egyszerűen, egérrel megfogva oda tesszük a doksiban, ahová szeretnénk. Persze, szerkesztheted az egész önéletrajzot táblázatba, és a cellaegyesítésekkel is trükközhetsz, de szerintem ez a legegyszerűbb.

Kép mérete

A dokumentumban megjelenő méretet többnyire mindenki eltalálja, általában igazolványképnél kicsit nagyobbra méretezett képeket szoktunk elhelyezni. Ez így jó. Viszont sokan azt hiszik, hogy a kép dokumentumban megjelenített mérete kihatással van a beszúrt kép, mint objektum méretére. Valójában az történik, hogy ha egy nagyfelbontású, több megabájtos képet szúrsz be, akkor az önéletrajzod is több megabájtnyira hízik. Ez azért baj, mert esetleg így meg sem kapja a HR-es, méretkorlátot minden céges mailfiókra be szoktak állítani.
Megfelelő beállítás a szövegszerkesztő képeszközök/tömörítés menüpontja alatt található. Ezzel a kijelölt kép, mint objektum is elfogadható méretűvé válik.

Sorkizárás és margók

A magam részéről nem kedvelem a sorkizárást, mert nehezen olvashatóvá teszi a szöveget, de belátón elfogadom, hogy az egyedi ízlésem nem sokat számít :) Tehát maradjunk annál, hogy ki-ki a maga ízlése szerint balra zárja vagy sorkizárja a szöveget. A margókra viszont tessék figyelni. Bal oldalon 3 cm-t szokás hagyni (hogy le lehessen fűzni a kinyomtatott lapot), jobbról elég 2 cm is (de annál kevesebb ne legyen).

Oldalszámozás

Többoldalas anyagnál nagyon fontos. Praktikusan a lap aljára érdemes tenni, de aki a fejlécbe teszi, az sem hibázik. Kerüljük a vízjelként háttérbe pakolt oldalszámot, illetve a manuálisan odabiggyesztett oldalszámot. Főleg ne nyomtatás után, kézzel írjuk rá...

----

A fent felsorolt formázási lehetőségek az alapfokú szövegszerkesztési ismeretek töredékét ölelik fel, így nem tekinthetünk túlzott elvárásként arra a követelményre, hogy ismerni kell őket. De a legfontosabb követelmény mégiscsak az, hogy legyünk igényesek a kezünkből kiadott anyagokra!

Ha mindezt rendbetetted, nézd meg a fájl adatlapját is: A veszélyes fájladatlap

A bejegyzés trackback címe:

https://jobangel.blog.hu/api/trackback/id/tr194738183

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Alaister Grand 2012.08.29. 00:12:14

Én kifejezetten rühellem a térközt, nagyon nem tartom praktikusnak. Különösen egy olyan szövegben nem, ahol minden egyes szó képlékeny, hiszen a CV nem állandó, mindig az adott állásnak megfelelően írjuk át.
Szóval nálam NO térköz, csakis enterek.
A többivel viszont egyetértek.

jobangel · http://jobangel.blog.hu 2012.08.29. 07:36:31

Igen, én sem szeretem állítgatni a térközöket, meg még sokmindent nem szeretek a Wordben, de attól még sajnos ez a tankönyvi követelmény. És ugye CV esetében fontosabb, mit szeret az olvasója, minthogy mit szeret az írója.

Judit3 2012.08.30. 15:06:57

@Alaister Grand: Nyilván gyorsabb entereket nyomogatni, de ha .doc formátumban küldi el az ember az önéletrajzát, akkor úgyebár látszik a turpisság. :) Nekem legalább is ez lebegett a szemem előtt. Én ezért mindig átkonvertáltam pdf-é a végleges változatot, ha nem volt kikötve a formátum. (Amúgy már megszoktam a térközök használatát, volt időm gyakorolni...)

pdw (törölt) 2012.09.09. 17:04:55

Termeszetesen nem vitatom, hogy igy kene csinalni, de ez a tabulator / space / kozeprerendez temakor abszolut nem erdekes ha az ember .pdf-ben kuldi az oneletrajzat.
Nagyon sok ember nem akar Microsoft termeket hasznalni, avagy nincs ra penze, avagy boven eleg neki egy egyszerubb szovegszerkeszto.
A .doc nem egy univerzalis formatum, sot gyakran egy regebbi Wordben is szetcsuszik ugyanaz a dokumentum, mig a .pdf-et pont erre talaltak ki.
En mindig .pdf-ben kuldok ilyesmiket.

jobangel · http://jobangel.blog.hu 2012.09.09. 18:25:14

@pdw: Ahhoz, hogy megtehesd, hogy nem akarsz Microsoft terméket használni, olyan munkakör kell, amiben ez nem fontos. A legtöbb, legáltalánosabb irodai munkakörökben nem lehet nem akarni.
Aki pedig a Microsoft dolgaival elbánik, a hasonló funkcionalitású ingyenes termékkel, pl. OpenOffice-szal is boldogul. Más kérdés, hogy a munkahelyi környezet gyakran nem tud mit kezdeni egy ODF-fel, ha régebbi Word-öt használnak.
Félreértés ne essék: nem azért javaslom a .doc formátumot, mert ez a személyes preferenciám, hanem mert tapasztalatból tudom, hogy ezzel van a legnagyobb esélye egy álláskeresőnek.

pdw (törölt) 2012.09.09. 18:47:46

@jobangel: Szerintem nincs osszefugges. A munkahelyemen persze MS Office van, nyilvan egy (nagyobb) cegnek van ra penze es azzal is egyetertek (bar ezt itt most nem allitotta senki), hogy munkakornyezetben nem alternativa az Open/LibreOffice sajnos, foleg Excel teren.

Ettol fuggetlenul en nem a munkahelyemen irom a CV-met :), igy elkepzelheto hogy itthon nincs ra penzem avagy szuksegem.
(Persze millio1 lehetoseg van olcson beszerezni, sot munkaberrel mar az a 16ezer forint sem veszes az otthoni verzioert).

droid_ 2012.09.30. 12:47:35

a térköznek szerintem ott van előnye, hogy nem kerül üres *bekezdés* (az enterrel) két nem-üres, valódi bekezdés közé, pl. egy cím és a címhez tartozó szöveg első (esetleg egyetlen) bekezdése közé. így használható marad az "együtt a következővel" (vagy ilyesmi nevű) feature, ami pont arra hivatott, hogy ne essen szét a cím és a szöveg két egymást követő oldalra, ha éppen úgy esne, hanem együtt marad.
plusz, ha az advanced user nem rest stílusokat használni, akkor elég a cím stílusában egyszer megváltoztatni a térközt, és mindenhol aszerint fog igazodni a szöveg, nem kell mindenhol törölgetni, beszúrkálni az entereket.

OMEK 2013.02.24. 15:01:57

Több hozzászóló is említette a pdf-t, amit én is nagyon szeretek, de ha a HR-es, a blogban leírát módon, nemcsak kinyomtatja, hanem másolja is, akkor a pdf-fel alapból kizàrtad magad. Ez különösen igaz, akkor ha fejvadàszon keresztül megy a cv-d, ugyanis ők nem szeretik kiadni, idő előtt, a személyes adatokat, elérthetőséget, nehogy a cég megkeresse a pályázót a tudtuk nélkül. Ehhez pedig a PDF nem jó. A HR-es nem fog kutatni, hogy a PDF feltörésére miként van lehetőség. Egyszerűen nyom egy törlést. Tessék megtanulni, de legalább alkalmazni a fenti ajánlàsokat és nem belekötni!